Bir iş sürecini bir zincir olarak düşünelim. Zincir, en zayıf halkası kadar sağlamdır. Zayıf halkada oluşacak sorun, bir bütün olarak sürecin tamamına olumsuz etki eder. En zayıf halkada yapılacak iyileştirme; sistemin sağlamlığı, güvenilirliği ve sürdürülebilirliğine olumlu yönde katkı yapar.

Dört atlı bir araba, en yavaş at kadar hızlıdır. Bir dizi tezgâhtan oluşan üretim hattı düşünün. Hattın hızı, en yavaş tezgâh tarafından belirlenir. Darboğaz özelliği gösteren bu tezgâhın performansında yapılacak iyileştirme, hattan çıkan ürün miktarında artış sağlayacaktır.

Tüm sistemlerde kazanmayı engelleyen zayıf halkalar ve darboğazlar (genel olarak söylendiğinde kısıtlar) bulunur. çoğu durumda söz konusu kısıt, içinde yer aldığı sistemin performansının belirlenmesinde baskın olur. Bu açıdan ona sistemin ‘yumuşak karnı’ veya ‘hassas noktası’ adını verebiliriz.

Tümü içinde söyleyemesek bile pek çok problemin kökeninde bir zayıf halka, darboğaz veya kısıt bulunur. Bu ‘sıkıntı yaratan noktanın’ bulunması, ilgilenilen problemin çözülmesi sürecinde önemlidir. Kısıtı bulmak için farklı yaklaşımlar kullanılabilir.

Kimi durumlarda zayıf halka veya darboğaz, sistemin verimliliğini etkiler. Bu nedenle örneğin bir üretim hattında verimsizlik araştırması yapmak gerekebilir. Genel olarak söylersek; değer zincirinin baştan sona incelenerek verimsizlik kaynaklarının bulunması gerekir. Verimsizliğe sürecin hangi aşama veya noktaları neden olmaktadır?

İş akışı haritası, sistemde aranan kısıt(lar)ın bulunması açısından değerli bir araçtır. Endüstri mühendisliği tekniklerinden olan kritik yol analizi, sistemin darboğaz ve kısıtlarının bulunmasında kullanılan bir tekniktir. Bu tür analizler sayesinde işi oluşturan faaliyetlerin sürelerine bağlı olarak, işin zamanında bitirilip bitirilemeyeceği anlaşılmaya çalışılır.

Bir başka yaklaşım ise, problemin neden oluştuğunun araştırılmasıdır. Bir başka deyişle; olayların neden olumsuz şekilde geliştiği bulunmaya çalışılır. Eğer yanlış olan ‘şeyler’ bulunabilirse, bunlarda yapılacak düzeltmelerle yanlışlıkların devam etmesi engellenebilir.

Problemi bir odak noktasına koyarak, etrafında genişleyen halkalar çizebiliriz. Halkalar genişledikçe, probleme dâhil olabilecek daha fazla aktör gündeme gelir. Daralttığımız zaman ise problem daha basit bir görünüm alır. Daraltma ve genişletme yaklaşımı, bize problemi oluşturan aktörler hakkında bazı veriler sağlar; bir bakış açısı kazandırır.

Problem çözme sürecinin bir başka önemli adımı, (daraltma – genişletme yaklaşımında olduğu gibi) probleme farklı sorularla farklı bakış açılarından yaklaşabilmektir. İçten dışa, dıştan içe, alt sistemden üst veya üst sistemden alta doğru farklı bakış açıları geliştirerek, problem konusunda daha fazla veri üretebilir ve bütünsel görünüm elde edebiliriz.

Her problemi çözmek zorunda değiliz. çözmeyi öngördüğümüz problemi öncelikler ve/veya önemlilik nedeniyle acilen çözmemiz gerekmeyebilir. çözüm şeklimiz, iyileştirme veya bütünsel değişim şeklinde olabilir. Bunların tümü problemi içine alan ekosistemin durumu, kaynakları ve şartlarıyla ilgilidir. Bu nedenle problemi araştırmak, tanımlamak ve açıklamak çözüme giden yolda birinci derecede önemli ve değerlidir.