Günlük yaşamda fazlaca kullanılan bir sözcük olmasına ve iş dünyasında çok sayıda ‘proje’ yapılmasına rağmen, bu konudaki kültürel gelişimimizin yaygın ve derin olmadığını söyleyebiliriz. Bunun ana nedeni, muhtemelen proje hazırlama ve yönetme konusunda yeterli eğitimi alacağımız ortamların var olmamasıdır. Başka bilim ve disiplin dallarının konularında olduğu gibi proje olgusu da ciddi düzeyde bilgi ve deneyim gerektiren bir alandır. Bir projeye onun gerekli kıldığı hazırlık ve yönetim anlayışı ile yaklaşılmadığında ise projenin başarısızlıkla sonuçlanması bir yanda önemli miktarda insan, zaman ve finans kaynağı heba oluyor.
Proje kavramı üzerine birtakım ipuçlarına değinmeden önce bir noktayı daha vurgulamak gerekir. Proje, kişi veya kurum ölçeğinde yaşamın her alanında yer alabilecek bir gerçekliktir. Bir elektrik santralinin yapımı proje olabildiği gibi yaşanılan evin bakım-onarım işlemlerinin gerçekleştirilmesi aile için bir proje niteliğindedir. Keza bir kişi, günlük yaşamını etkileyecek bir faaliyeti bir proje olarak düzenleyebilir. Örneğin bir üniversite öğrencisinin bitirme ödevi de –kolayca tahmin edilebileceği gibi– onun proje olarak hazırlayıp, yönetmesi gereken bir görevdir.
Çok karmaşık ve uzun tanımlamalara girmeden, kısaca proje kavramına bakalım. Proje, öncelikle başarılması gereken amaca yönelik olarak bir planlama sürecidir. Basit şekliyle de olsa bir plan olmaksızın projeden söz edilemez. Proje, bu planın hazırlanması, başlatılması, yürütülmesi, kontrol edilmesi ve sonuca bağlanması sürecidir.
Proje, bir soruna çözüm bulma veya belli bir fırsatı değerlendirme gibi bir amaçla (nedenle) yola çıkar. Önce projeyi gerekli kılan bir nedenin olması gerekir. Bu nedenin gereğini yerine getirmek üzere bir proje planı hazırlanır. Söz konusu plan belli bir zamanda başlar ve gene belirlenmiş bir zamanda sona erer. Bir başka deyişle proje, başlangıcı ve sonlanması belirlenmiş olan süreli bir görevdir.
Proje, aynen zaman konusunda olduğu gibi finans ve insan olarak belirlenmiş sınırlı kaynakları kullanır. Yedek olarak öngörülmüş kaynaklar olmasına rağmen, baştan öngörülmüş kaynak sınırları içinde kalınması hedeflenir. Projenin yürütülmesi, proje yöneticisi adı verilen kişinin liderliğinde proje takımı tarafından gerçekleştirilir. Proje takımı, planın ihtiyaçlarına göre genişler, çeşitlenir veya daralır. Proje yönetimi, yapılacak işin niteliğine göre bilgi ve deneyim gerektiren bir disiplindir.
Proje, bir kurum ya da kuruluşta her gün yapılagelen sıradan operasyonlardan farklıdır. Proje, yukarıda tanımlandığı gibi süreli ve geçici bir görevdir. Diğer yandan birbirleriyle ilgili birden fazla sayıda projenin birlikte yürütülmesi gereken durumlar olabilir. Böyle bir durumda projeler toplamına “program” adı verilir.
Yukarıda; bir projenin zaman kaynağını kullanan süreli bir görev olduğundan söz ettim. Bir başka unsur ise proje kapsamıdır. Kısıtlı kaynaklarla sınırlandırılmış zaman dilimi içerisinde projenin başarı ile tamamlanması için bir kapsam belirlenmesi gerekir. Eğer eldeki kaynaklar yeterli değilse kapsamı daraltmak veya projeden vazgeçmek söz konusu olabilir. Bu noktada proje maliyetinin, bir başka önemli unsur olduğunu hatırlamalıyız.
Her çözümün maliyeti, –heba edilen kaynaklar hariç tutulmak üzere– bir kalite (nitelik) konusudur. Daha yüksek kalite şartları; projenin finans, zaman ve insan olarak daha fazla kaynak kullanmasına ihtiyaç duyar. Bu çerçevede projenin çıkış amacını, hangi kalite düzeyinde yerine getireceği konusunda da tercihte bulunmak gerekir.
Son olarak; her proje başarıyla sonuçlanmasını ya da sorunsuz yürümesini engelleyebilecek bazı riskler taşır. Bunların bazıları içsel unsurlardan kimileri ise dışsal faktörlerden kaynaklanır. Bir proje, daha hazırlanma aşamasında riskleri öngörmeli ve bunlarla nasıl baş edeceğini planlamalıdır. Projenin riskler karşısında nasıl davranış geliştireceği ya da hangi önlemleri alacağı, proje kalitesini ifade eden önemli özelliklerden biridir.