Kolay İpuçlarıyla Verimli Çalışmak

İş yaşamımızda sıklıkla belgeler, raporlar, yönetici özetleri, prosedürler, talimatlar veya iş emirleri okumak durumunda oluyoruz. Bunlar içinde daha sonra hatırlamak ve kullanmak üzere değerli enformasyon yer alıyor. Bir metnin her bölümünü aynı özenle bellemek yerine daha seçici olmamız gerekebilir. Yapılan araştırmalar öğrenme sürecinde başta ve sonra öğrenilenlerin, dikkat çekici sözcüklerin, isimlerle canlı ve değişik betimlemelerin akılda kaldığını gösteriyor. Bir metin hazırlarken veya bir belgeyi okurken bu bulguya dikkat etmek hatırlama verimliliğini artırabilir.

Her metin yazarının kendine özgü, ama bize farklı gelebilecek bir tarzı ve üslubu var. Okuduğumuz veya dinlediğimiz enformasyonu kendi cümlelerimizle ifade (hayal) etmek, bunu daha önce bildiklerimizle eklemlemek ve kendi yaşam-iş deneyimimizle ilişkilendirmek hatırlamayı kolaylaştırır.

Öğrenme ve hatırlama üzerine yapılan araştırmalar okunan, dinlenen veya izlenen enformasyonun yaklaşık üçte birinin bir saat içinde unutulduğunu ortaya koyuyor. Yüzde 80’i ise 9 saat sonra unutuluyor.  Bu nedenle enformasyonun daha kalıcı hale gelmesi için tekrarlama öğrenme sürecinde önemli bir faaliyet olmak durumundadır. Bu amaçla şöyle bir pratik geliştirebiliriz: Yaklaşık 40 dakikalık bir okuma, dinleme ve izleme süresinin ardından 10 dakikalık tekrar yapma öğrenmeyi pekiştirici etki yapacaktır. Diğer yandan her şeyi ezberlercesine öğrenmemiz de gerekmiyor. Kimi okuma ve izlemeler anlık dinlenme ve eğlence amaçlıdır. Bu ayrımı dikkatli yapmak zihinsel yükü azaltır.

Kendi bireysel deneyimim en başarılı öğrenme yaklaşımlarından birinin yazmak olduğunu gösteriyor. Üzerinde çalıştığımız bir konuyu bir başkasına anlatmak veya metin ya da sunu olarak yazmak öğrenme sürecini pekiştiriyor. Anlatma veya yazma süreci, ele aldığımız konunun hangi kısımlarının yeterince çalışıldığını veya çalışılmadığını, soru işaretlerinin ya da bilinmeyenlerin nerelerde olduğunu belirlemekte son derece yararlıdır.

İş ortamında karar oluşturma, paylaşım ve koordinasyon için en sık kullanılan araçlarından biri toplantıdır. Böylece birden fazla kişiyi ve farklı görüşü izleme, kendi yaklaşımımız ile kıyaslama imkânı oluşur. Eğer toplantı ortamı her kişinin o sıra aklına geleni söylediği bir karmaşaya dönerse bu durumda toplantı yarar sağlamayan bir zaman kaybına dönüşür. Bu nedenle toplantı yönetimi bir kuruluşun yaşamında tanımlı bir süreç olmak zorundadır. Bu belirlenmişlik toplantının gündemi, katılımcıları, başlama ve bitiş zamanları gibi unsurların önceden belli olmasını da gerektirir.

Toplantıda ya da eşdeğer bir başka ortamda dinleyeceğimiz konu ile ilgili önceden hazırlık yapmak başarılı bir dinleme ve katılım için kaçınılmazdır. Toplantı öncesinde ve çalışma sürerken konuyla ilgili sorular veya sorulabilecek konulara ilişkin açıklamalar üretmek toplantı verimini artırır. Toplantının akışı sırasında görüşülen konularla ilgili notlar almak sonraki gözden geçirmeler ve hatırlamalar için katkı yapar. O sırada görüşülen bir konu hakkında söz sırası bize geldiğinde söyleyeceklerimizi hatırlama açısından birkaç sözcük veya karalama şekil ile not alabiliriz.

Toplantılarda katılımcıların hızla ana konu dışına çıkmaları çok gözlenen bir durumdur. Özellikle toplantı yönetimi kültürü gelişmemiş topluluklarda bu tür sapmaları sıklıkla gözleriz. Bu nedenle görüşmeleri ana konu içerisinde tutmak toplantı yöneticisi kadar her katılımcının da dikkat etmesi gereken bir noktadır.

Toplantıda veya dinlememiz gereken bir ortamda hızla başka düşüncelere (hayallere) dalarak konu dışına ‘düşmek’ sıkça başımıza gelir. Kendimizi bir anda başka hayallerin içinde buluruz. Bunu abartılı yapanlar ise uyuklamaya başlayanlar olur. Eğer böyle bir durum başımıza gelirse yapmamız gereken şey dikkatli dinleme şartlarına hızla geri dönmektir. Kaçırdığımız bir konu varsa daha sonra bu eksikliği katılımcılardan bir başkası ile görüşerek giderebiliriz.