Kriz ve darboğazlara karşı önlemler vesilesi ile kısaca tekrar edeceğim pazarlama zafiyetinden söz etmiştim. Bir küçük işletmeyi ziyaret ettiğimde ve iş sahibi veya yetkilendirilmiş yönetici ile görüşülen konu pazarlamaya geldiğinde sıklıkla karşılaştığım bir cevap olur. Küçük işletme sahibine pazarlama konusunda ne yaptıklarını sorduğumda “Pazarlama yapmaya gerek yok; müşteri bizi bilir” gibi iş kültürü mantığından uzak bir cevap şaşırtıcı değildir.

Buna benzer bir davranış küçük işletmenin iş yapma biçimi ile de ilgilidir. İş sahibi iyileştirme ve geliştirme –dolayısıyla maliyeti azaltıp kazancı artırma– konusunda yapılan iş yapma biçimi değişikliği önerilerini “Biz şimdiye kadar hep böyle yaptık ve yaparız” gibi bir yaklaşımla karşılar. çoğu zaman iş sahibi küçük işletmenin ekosistemindeki değişmelerin farkında olamadığı –ya da bu değişime karşı kayıtsız kalmayı tercih ettiği– için kendi iş yapma biçiminin de değişmeyeceğini varsayar. Hâlbuki günümüz şartları başta maliyetler olmak üzere küçük işletmenin nabzını sürekli olarak elde tutmayı gerektiriyor. Böyle bir durumda ne yapılmalıdır?

“Genel giderler veya yönetim giderleri” olarak isimlendirilen maliyet, bir işletmenin kârlılığını etkileyen önemli kalemlerden biridir. Bu maliyet unsuru genel olarak iyileştirilecek maliyet bileşenleri arasında hak ettiği ilgiyi görmez. örneğin bir küçük işletmede genel giderlerin toplam maliyette yüzde 10’luk bir orana sahip olduğunu, işletmenin net kârlılığının ise yüzde 3 olarak gerçekleştiğini düşünelim. Genel giderleri yüzde 10’dan dokuza düşürmek kârlılığı yüzde 33 oranında artıracaktır.

Genel giderler konusunda netleşmek ve daha sonra iyileştirme yapabilmek için örneğin bir siparişin gelişinden müşteriye teslim edilip tahsilat yapılıncaya kadar olan iş sürecini ayrıntılı biçimde incelemek gerekir. Süreç boyunca oluşan maliyet bileşenlerini açığa çıkarmak toplam maliyeti, dolayısıyla genel giderleri iyileştirmek için fırsat yaratacaktır.

Telefon ve İnternet maliyetleri, kredi kartı aidatları ve geç ödeme faizleri sıklıkla gözden geçirilmesi gereken genel gider unsurlarıdır. Bu tür maliyet bileşenlerinin aylık olarak gözden geçirilmesi ve iyileştirme çözümleriyle gereksiz masrafların azaltılması gerekir. Dış kaynak kullanımı (outsourcing) yoluyla elde edilen ofis hizmetlerinin maliyetleri de maliyet azaltmaya konu olabilecekler arasındadır. Bu bağlamda dışarıdan alınan hizmetlerin aylık maliyetleri ile bir listesini yaparak başlanabilir. Daha sonra her maliyet kaleminin tedariki konusunda nasıl iyileştirme yapılabileceğine ilişkin yaklaşımlar yapılması (örneğin yeni teklifler alınması) söz konusu olur.

Yukarıda sayılan dış hizmet alımlarına –dolayısıyla maliyet kalemlerine– ilişkin başka örnekler de eklenebilir. örneğin küçük işletmenin İnternet sitesine ilişkin konaklama ve isim (DNS), eposta adresleri, bilgisayar donanımı bakımı, yazılım eğitimi ve sistem yedekleme hizmetleri –yeni teklifler alınarak– maliyet azaltmaya uygun bileşenlerdir. Bunlara küçük işletmenin çeşitli kaynaklarına (örneğin taşıta, binaya, malzemelere) yönelik sigorta giderlerini de ilave edebiliriz.

Bir de ofis donanımının eskime gerçeği var. Yeni bir donanım satın almanın maliyeti ile bakım – onarım için harcanan parayı karşılaştırmak hangi seçimin daha uygun olduğu konusunda karar vermeyi kolaylaştırır. Telefon hattına bağlı fiziksel faks makinesinin yerini bilgisayar ortamında kullanılan faks yazılımları veya İnternet ve eposta aracılığı ile erişilen faks hizmetleri aldı. Bu nedenle arızalanan faks cihazı için bakım – onarım hizmeti satın almak yerine İnternet ve eposta aracılığı ile elektronik hizmeti edinmek daha ekonomik olabilir.

Küçük işletmede inceleme gerektiren bir başka maliyet unsuru çalışanların seyahat masraflarıdır. Bu maliyet bileşeninin ayrıntılı incelenmesi, seyahate giden çalışanın ihtiyaçlarını da karşılayarak uygun maliyetlere ulaşılmasına imkân sağlayabilir. Seyahate benzer maliyetlerin çalışanla yapılan iş sözleşmesi sırasında görüşülerek yazılı hale getirilmesi daha baştan gerekli düzenlemeleri yapmak açısından yararlıdır.

(Devam edecek)