Geçmiş zamandı; eşli olarak katılım yapılan bir TV yarışmasında sunucu, giriş konuşmasının ara yerinde erkeğe şöyle bir soru yöneltti: “Eşinizle aranızda bir sorun olduğunda ne yaparsın?” Er kişinin verdiği cevap ilginçti: “Üç gün beklerim.” Daha sonra neden üç beklediğini açıklasa da, söylediği ilk beklenmedik cümlenin çağrıştırdığı bir konu oldu: Akıllı erteleme. Ertelemeyi sadece zorunluluktan veya çıkan engellerden kaynaklanan olumsuz bir durum olarak algılamamak uygun olur. Pek çok kriz durumunda olduğu gibi, bir erteleme de avantaj sağlayacak biçimde değerlendirilebilir.
Diğer yandan önemli bir kişisel işi veya faaliyeti herhangi bir nedenle ertelemek, ona ayrılan ve şimdi boşalmış olan sürenin boş geçirileceği anlamına gelmez. Geciktirme ihtiyacı ile oluşan boşluk, daha önce yapmak için zaman ayrılamamış bazı ufak tefek işlerle doldurulabilir. Örneğin bir makalenin gözden geçirilmesi, çalışma mekânındaki yakın karmaşanın giderilmesi, e-posta kutusunda birikmiş, gereksiz iletilerin temizlenmesi, yapılacak orta ve uzun vadeli işler konusunda bir liste hazırlanması gibi eylemler böyle bir boş zamanda gerçekleştirilebilir.
Kritik bir nokta var. Bir erteleme faaliyetinin önemli kabul edilen ve bu nedenle zaman ayrılmış bir işin geciktirilmesi anlamına geldiğini doğru kavramak gerekir. Erteleme nedeniyle ödenecek maddi ve manevi maliyetler olması çok muhtemeldir. Çoğu durumda olduğu gibi erteleme nedeniyle boşaltılan zamanın daha iyi değerlendirildiği gibi bir genel önyargıya kapılmamak doğru olur.
Bilişim, iletişim ve İnternet teknolojilerindeki ilerlemelere bağlı olarak enformasyon alışverişi tarzımız da değişiyor. Mektup yazma gündemden kalkalı çok oldu. Telefon kullanımın çok ciddi kısmı sosyalleşme amaçlı olarak yapılır oldu. İş gibi önemli haberleşmenin veya kararlara esas olabilecek iletişimin büyük bölümü artık e-posta yoluyla yapılıyor. Eğer İnternetin varlığı söz konusu ise adeta iletişim, e-posta ile eşdeğer oldu.
E-posta iletişiminin mevcut durumuna bir göz atalım. Engelleyici tüm yasal mevzuata rağmen her an çok sayıda ileti e-posta kutumuzu işgal etmeye devam ediyor. Bu karmaşa içinde gerekli ve acil olanla çöp olanı birbirinden ayırmak zorlaşıyor. E-posta, mevcut kullanım şartları ile enformasyon kadar dezenformasyonu da içinde barındırıyor. Bu durum, e-posta kullanımındaki etkililiği ve verimliliği düşürücü etki yapıyor.
E-posta iletişiminin iş esaslı veya karara yönelik olarak kullanılmasının yarattığı bir durum daha var. Öncelikle bu amaçlara uygun e-posta yazımı hazırlık ve zaman gerektiriyor. Tam anlaşma sağlanamadığında e-posta iletişiminin soru-cevap olarak birkaç kez tekrar edilmesi ihtiyacı oluyor. Posta kutunuzdaki muhtemelen yüksek debili çöp nitelikli ileti karmaşasını da düşündüğünüzde, işin veya kararın oluşması daha uzun zaman alıyor.
E-posta bataklığında boğulmamak için ne yapmalı? Bu amaca uygun olarak e-posta dışında kurum içi ve dışı iletişimi sağlamak için bazı önlemler alınabilir, uygulamalar geliştirilebilir. Ama basit ve etkili yaklaşımlardan birisi, ihtiyaç duyulan durumlarda telefon kullanımını tercih etmektir. Telefon iletişiminde karşılıklı sorular ve cevaplar değiş tokuş edilebileceği için e-postadaki zaman kaybı oluşmaz. Hacimli bilgi dosyaları gene e-posta yoluyla gönderilmekle birlikte telefon iletişimi sayesinde daha hızlı çözüme ulaşmak mümkün olabilir. Diğer yandan bir yaptırıma esas olan iletişimin, son tahlilde –e-posta da dâhil olmak üzere– yazılı ortamda veya onaylı yolla yapılması hususunu hatırlamakta yarar var. Son olarak; telefon görüşmesi öncesinde görüşülecek konular hakkında kısa notlar almanın, görüşmenin akışı içinde unutulma ihtimalini ortadan kaldıracağının altını çizmek isterim.
