İşletmede yönetici veya çalışan olun; gününüzü şöyle bir hayal edin. Sabah işe geliyorsunuz; o andan başlayarak yapılacak işler yönetiminize ele alıyor ve nasıl akşam olduğunu anlamıyorsunuz. Anlattığım bu durum, çok, etkili ve verimli çalıştığınız anlamına gelmeyebilir. Belki zaman ve enerji harcıyorsunuz, ama gününüzü yeterli ve gerekli biçimde değerlendirmiyor olabilirsiniz. Gününüzün denetimini ele almak için ‘çok çalışıyor’ olmaktan fazla yapmanız gerekenler var.
Büyük bir koşuşturma içindesiniz. Telefonlara cevap veriyorsunuz, sıklıkla e-postalarınıza bakmanız gerekiyor, ajandanızın satırları sizi bir toplantıdan diğerine savuruyor. Hâlbuki bunları daha kolay hale getirebilirsiniz. Örneğin telefona sarılmadan önce görüşmeniz, karara bağlamanız veya talimat vermeniz konuları not alırsanız, daha az zaman harcayarak daha verimli olabilirsiniz. Keza; e-posta yazmaya başlamadan önce küçük bir plan notu yaparak daha iyi sonuç alabilirsiniz. Toplantı öncesinde görüşülecek gündemi gözden geçirmek, konularla ilgili hatırlatıcı notlar almak ve varılması muhtemel sonuçlar üzerinde düşünmek sizin açınızdan daha yararlı ve verimli bir toplantı olmasını sağlayabilir. Özetle; önce sakin olup düşünmek ve hazırlık yapmak toplamda harcanan zamanı kısaltıcı etki yapar.
Verimsiz zaman kullanımının bir başka nedeni, her işin söylendiği anda yapılmaya çalışılıyor olmasıdır. Bazen bir başka işle uğraşırken aklımıza gelen bir düşünce o anda bizi alıp bir başka çalışmanın içine sürükler. Eğer başka kişilerin taleplerine bağlı olarak yapmanız gereken işler oluyorsa, bu durumda önce istekleri toplayacak bir sistem (mekanizma) geliştirmek uygun olur. Böylece işleri önceliklendirerek bir zaman planına yerleştirmek imkânı doğar.
İş yapmamız gereken değerli zamanı tüketen konulardan biri diğer kişilerin görüşme ve sohbet girişimleridir. Bunların bir kısmı iş konularıyla da ilgili olabilir. Doğrudan günlük işleyişe ilişkin olmayan genel görüşme ve sohbet talepleri dinlenme, çay veya yemek için verilen aralara aktarılabilir. Bu bağlamda bir başka çözüm, buna benzer talepler için genel görüşme saati veya serbest saat ya da açık kapı saati gibi isimleri değişebilen bir sistem düzenlemektir. Zamanı doğru kullanma düşüncesinin kuruluş için değerli olabilecek yöneticiler ve çalışanlar arası görüş alışverişini engellememesi gerekir. Dikkate alınması gereken bir diğer nokta şudur; öncelikle diğer kişilerle iletişimde sizin için niceliğin mi (sayının mı) yoksa niteliğin mi (kalitenin mi) daha önemli olduğuna karar verin; zaman paylaşımını buna göre düzenleyin.
Günlük yaşamda (örneğin iş yerinde) düzenli olarak yapılması gereken işler vardır. Disiplin gerektiren bu tür işler için bir zaman düzeni kurmak gerekir. Neyi hangi sürede yapacağınızı önceden belirleyebilirsiniz. Hatta veriminizi artıracak araçlar ve yollar geliştirerek bu zaman düzeninde iyileştirmeler sağlayabilirsiniz. Örneğin e-posta okuma, yazma ve cevaplama işini günde 3-4 kez yapacak şekilde bir düzen kurabilirsiniz. Sosyal medya gününüzün ayrılmaz bir parçası ise bunu seçilmiş bir zamanda gerçekleştirebilirsiniz. Rapor alma veya verme konusunda da benzer düzenlemeler zamanı verimli kullanmada işe yarayabilir.
Bazı kişiler başkalarına yardım etmeyi ve her ne olursa onların sorunlarını çözmeye çalışmayı severler. Böyle bir tutum, zamanı kötü kullanmanın örneklerinden biridir. Eğer zamanınız değerli ise size –sizinle ilgili olmayan– bir sorunun çözümü için başvuran olursa onu doğru kişiye yönlendirin. Eğer bu tür istekler için kurumsal çözüm fırsatı varsa, örgütsel yapı içinde –yönergeler, talimatlar, örgütlenme şeması veya görev tanımları aracılığıyla– kurumsal olarak halledilmesini sağlayın, önerin.
Zamanı etkili ve verimli kullanmanın en etkili yollarından biri iletişimde iyileştirme sağlamaktır. Sizden ne isteniyor? Siz ne istiyorsunuz? Bunun için süre nedir? Ne zaman ne şekilde geri dönüş yapılacaktır? Kesinleştirilmiş ayrıntılar üzerinden yola çıkmak her durumda zaman kazandırır.
Aynı anda çok sayıda karpuz taşıyamazsınız. Aynı anda tek bir işe odaklanmak zamanı iyi kullanarak verimli olmanızı sağlar. Birden fazla işle uğraşmaya çalışmak bunların tümünde başarısız olmayı getirir. İlgilemeniz gereken işler acil olabilir; ama bunun çözümü hepsini aynı anda yapmaya çalışmak değil, doğru zaman planı hazırlayıp uygulamaktır.
