Değerli yönetim becerilerinden biri, kişinin kendi çevresindeki bireyleri eğitmesidir. Böyle bir beceri liderlikten eğitmenliğe kadar pek çok unsuru içinde değişik oranlarda barındırır. Eğitme becerisinin zaman yönetimi ile yakından ilgisi var. Şöyle ki; zaman yönetimi konusunda ne denli başarılı olsanız da, çevrenizdeki kişiler ihtiyaç, talep ve sorunlarıyla sizin zaman kullanma verimliliğinizi etkileyebilir. Bir başka deyişle; başka kişilerin zaman yönetimi konusunda yaşadığı sorunlar, sosyal ilişkinin doğası gereği sizin zaman kullanma verimliliğinize olumsuz yönde etkiler yapar. Bu nedenle bir iş ortamında olduğu gibi birlikte ve etkileşimli çalışma şartları varsa, zaman yönetiminin bir kurumsal kültür olması gerekir. Böylece toplam zaman verimliliği artacaktır.
Bir yönetici kendisine bir soru veya problem yöneltildiğinde, öncelikle şu durumu göz önüne almalıdır: Acaba bu talebin gerçek nedeni bilgi ve deneyim eksikliği olabilir mi? Eğer istekte bulunan gerekli şekilde donatılmış olsaydı, bu konuyu kendi yetki, sorumluluk ve kaynak şartları içinde çözebilir miydi? Yöneticiyi verimsiz zaman tüketimine savuran sorunların altında çoğu zaman gizlenmiş biçimde bilgi ve deneyim eksikliği yer alır.
Bu durumu tespit etmek için yöneticinin sezgileri yeterli olmaz. Öncelikle talep yapandan (sorunu aktarandan) konunun açıkça ifade edilebilmesi istenmelidir: Hangi soru veya sorunla karşı karşıyayız? İkinci olarak; anlatılan problemin aşılması için herhangi bir girişimde bulunulmuş mudur? Hangi cevap veya çözüm yolları denenmiştir? Bu soruların cevaplanması yöneticinin hem gerçek ihtiyaçları tespit hem de çözüm üretme açısından etkili ve verimli olmasını sağlar. Sahne, yöneticinin kendi çözümünü önermesi ile devam eder.
Burada önemli nokta, yöneticinin önerdiği çözümün aynı zamanda eğitici ve beceri geliştirici olmasıdır. Cevap bekleyen soruya veya çözümü beklenen soruna yöneticinin bu tür yaklaşımı, kısa vadede daha fazla zaman alıcı olabilir. Ama uzun vadede çalışanların problem çözme performansı ve bilgi-beceri düzeyini yükselteceğinden daha sürdürülebilir olacaktır.
Aile, okul, iş veya sosyal yaşamımız içinde pek azımız gerçekten işe yarar, nitelikli iletişim eğitimi alabiliyoruz. Buna dil, konuşma ve yazma becerileri ile analitik düşünme tekniklerinin eksikliğini de ekleyebiliriz. Böyle olumsuz bir profil oluşunca, sorunları ve ihtiyaçları karşı tarafa aktarmakta da iletişim sıkıntıları yaşanıyor. Şu silsileyi düşünün: Sorunu doğru tespit edeceksiniz; doğru sözcüklerle, sağlam cümle yapısı, etkili fikir yapısıyla ve anlaşılabilir biçimde karşı tarafa aktaracaksınız; karşıdaki kişi sözcüklerinizi sizin anladığınız biçimde biliyor olacak ve iletinizi doğru biçimde kavrayacak. Bu süreç her zaman çok başarılı biçimde ilerlemiyor. İletiye konu olan sorun karşı tarafa doğru aktarılamadığı için zaman kaybına ve verimsizliğe neden olan sonuçlar doğabiliyor.
Günümüzde iş ortamında sıklıkla kullanılan iletişim araçlarından biri e-postadır. Kurumsal amaçlı e-posta hesabı, aynı zamanda kişisel işler için de kullanıldığında, mesaj kalabalığı içinde önemli olanlar kolaylıkla gözden kaçabiliyor. Böylece cevap bekleyen önemli bir iş gecikmeye uğruyor.
E-posta iletişiminde gözlenen sorunlardan bir başkası, e-postanın amacının ve beklentilerinin tam olarak anlaşılmasını zorlaştıran laf karışıklığıdır. Bu türden bir e-posta, cevap vermesi beklenen kişinin e-postaya ilişkin tepki verip vermeyeceği konusunda onu belirsizlikte bırakır. Kurumsal amaçlı e-posta bir kurmaca öykü veya sabırla okunacak bir roman değildir. Bu nedenle olabildiğince kısa, anlaşılır ve doğrudan hedefe giden bir ok gibi hızlı ve etkili görev yapmalıdır.
İletişim, öğrenilmesi gereken önemli iş kültürü becerilerinden biridir. İş ortamında aksamasız bir iş akışı için ilgili tarafların kendini ifade, konuşma ve yazma konularında eğitim ve danışmanlık hizmetleri ile kendilerini geliştirmeleri beklenir. Bu geliştirme, işletmenin toplam zaman kullanımı verimliliğini artırıcı katkı yapar.
